Firmowe spotkania świąteczno-noworoczne

Firmowe spotkania opłatkowe odbywały się zawsze, dopiero niedawno jednak stanowią one nie tylko okazję do zacieśnienia kontaktów między pracownikami, ale i sposób na promocję firmy.

Goście korporacyjni są dla restauratorów i hotelarzy istotnym źródłem dochodu. Ponieważ organizacja imprezy firmowej ma na celu przede wszystkim integrację pracowników oraz ich zmotywowanie do pracy, może ona przyczynić się do zwiększenia przychodów firmy. Dlatego wydatki związane z imprezą stanowią koszt uzyskania przychodu przez firmę. Znaczy to, że nie wszystkie firmy będą liczyć na jak najniższy koszt organizacji takiego przyjęcia.

Opłatek w firmie czy uroczysta kolacja

Firma, chcąc zorganizować wigilię dla pracowników może zamówić catering do swojej siedziby, zorganizować wystawną kolację w restauracji lub nawet kilkudniowy wyjazd do kurortu. Wielu pracodawców decyduje się na zorganizowanie przyjęcia w siedzibie firmy m.in. ze względu na koszty. W dużych miastach różnice w cenach pomiędzy usługą cateringową a przyjęciem w restauracji są znaczne. Za kolację składającą się z dwóch przystawek, dwóch zup, dwóch dań głównych i dwóch deserów w Warszawie zapłacić trzeba od 70 do 150 zł od osoby, jeśli firma zdecyduje się na usługę cateringową. W restauracji za podobny zestaw firmy płacą od 80 do nawet 300 zł od osoby. Zdarzają się sytuacje, kiedy firma wymaga prócz terminowego dostarczenia posiłków, także ich podania w swojej siedzibie, warto więc przygotować się na tego typu opcję, delegując pracowników do obsługi takich klientów. Najwięcej firm wybiera opcję zorganizowania przyjęcia świątecznego w restauracji. Umożliwia ona integrację w sprzyjających, „poza biurowych” warunkach i jest bardziej uroczysta.

Organizując tego typu przyjęcie restaurator powinien przede wszystkim postarać się o przygotowanie indywidualnej oprawy. Często firmy życzą sobie specjalnie przygotowanego miejsca w restauracji. Jeśli lokal nie posiada wydzielonego pomieszczenia na bankiety, powinien zadbać o wyodrębnienie części swojej powierzchni tak, by goście czuli się swobodnie. Warto również dowiedzieć się czy zlecająca organizację przyjęcia firma nie ma nic przeciwko zorganizowaniu dla niej imprezy w czasie, kiedy w lokalu odbywają się jednocześnie spotkania kilku innych firm.

Podstawowe informacje, jakie należy zebrać przed przygotowaniem takiego przyjęcia to liczba gości, dokładny termin, kolejność i czas podawania dań oraz formę rozliczenia. To ostatnie może być dla nas szczególnie ważne, zdarza się bowiem, że niektóre firmy odraczają płatności w nieskończoność, a ich egzekwowanie wiąże się z poważnymi problemami dla restauratora.
Najlepiej będzie więc poprosić o zadatek, który powinien stanowić 30-50 procent całej kwoty. Przy ustalaniu planu przyjęcia z osobą, z ramienia firmy odpowiedzialną za organizację spotkania, należy zadbać o skompletowanie danych kontaktowych tak, by móc nawet w ostatniej chwili doprecyzować szczegóły. W naszym interesie będzie też zasięgnięcie informacji o tym, jaki profil ma dana firma, na pewno jej pracownikom miło będzie dowiedzieć się, że restaurator wie z kim ma do czynienia. Organizując świąteczne przyjęcie mile widziane będzie też przygotowanie dodatkowych atrakcji. Listę ze specjalnymi usługami można przedstawić potencjalnym gościom już przy pierwszym kontakcie. W naszej ofercie powinna znaleźć się też propozycja połączenia uroczystej kolacji z zabawą taneczną czy wspólnym kolędowaniem.

Pole do popisu dla hotelarza

Część firm chce zorganizować przyjęcie świąteczne na wyjeździe, czynią tak zwłaszcza korporacje z dużych miast. Jako hotelarze możemy zadbać, by nasza oferta znalazła się w katalogu usług firm organizujących wyjazdy integracyjne.
Jeśli jesteśmy w stanie zorganizować taki wyjazd samodzielnie, nie warto podpisywać z firmą eventową umowy na wyłączność. Jeśli mamy w swojej ofercie imprezy integracyjne, powinniśmy zadbać o ich szczegóły. Podejmując decyzję o wyborze miejsca na taki wyjazd, firmy będą kierować się nie tylko ceną, ale również możliwością dopasowania programu do ich indywidualnych wymagań.

Możliwość samodzielnego ułożenia programu wyjazdu może być elementem decydującym. Podczas wyjazdów integracyjnych pracownicy muszą odpocząć, dlatego proponowanie firmom ścisłego grafiku nie jest wskazane.
Oczywiście warto mieć w ofercie taką opcję, ale trzeba się przygotować na sytuację, w której klient sam dobierze towarzyszące wyjazdowi atrakcje. Wyjazdy świąteczne powinny zawierać prócz firmowej wigilii również atrakcje typu kulig, ognisko, dyskoteka, udostępnienie basenu, sali bilardowej czy hotelowego klubu. Warto pomyśleć też o przygotowaniu folderu z opisem okolicznych atrakcji, tak by pracownicy firmy mogli w trakcie pobytu poznać najciekawsze zakątki regionu. Podstawowe informacje, jakie będą nam potrzebne przy organizacji tego typu spotkań to liczba uczestników, termin (w tym dokładny termin przyjazdu), szacunkowy budżet firmy przeznaczony na wyjazd oraz indywidualne potrzeby. Atrakcje, które hotel ma w ofercie, nie muszą być ściśle związane ze Świętami Bożego Narodzenia. Niektóre firmy chcą urozmaicić swoje wyjazdy nie tylko kuligami czy ogniskiem, ale tak zaskakującymi formami integracji jak off road po ośnieżonych stokach gór. Realia wyjazdów integracyjnych są takie, że należy się też przygotować na niesfornych imprezowiczów, którzy swoim rozbawieniem mogą uprzykrzać pobyt w naszym hotelu innym gościom.

Hotel organizujący kilkudniowy pobyt dla pracowników firm powinien ponadto dysponować możliwością zorganizowania przyjęcia w konkretnym stylu. Jeśli mamy przyhotelową karczmę regionalną, możemy zaproponować nie tylko swojski wieczór przy grzańcu. Restaurację można przystosować do potrzeb i życzeń naszych gości.

Zorganizowanie firmowego przyjęcia świątecznego jest ogromną szansą dla restauracji czy hotelu. Zadowoleni goście postarają się zapewne o stosowną rekomendację naszego obiektu i niewykluczone, że wrócą do nas w innych okolicznościach.
 

Karolina Pietor
horeca.pl