Organizatorzy konferencji i paneli dyskusyjnych zastanawiają się nad strategią przygotowania spotkania, funduszami i kolejnością wystąpień.
Rzadziej mają czas na szczegółową analizę menu, niemal nigdy natomiast nie sprawdzają, czy krzesła na sali są wygodne i czy jest wystarczająco dużo wózków na kółkach, by sprawnie przemieszczać urządzenie do projekcji multimedialnych.
Dlatego właśnie meble powinny być tym elementem sali konferencyjnej, który mimo iż nie zwraca specjalnej uwagi, zapewni organizatorom spotkań maksymalny komfort. Przed zakupem odpowiednich mebli warto skonsultować się ze specjalistą, który wybierze elementy niezbędne do właściwej aranżacji wnętrza.
Funkcje sal konferencyjnych
Pojęcie spotkań biznesowych jest dość szerokie. Mogą nimi być różnego rodzaju dyskusje, seminaria, warsztaty, szkolenia, sympozja lub konferencje. Każde z tego typu spotkań wymaga innej sali szkoleniowej, a co za tym idzie różnego wyposażenia.
Sale konferencyjne najczęściej są wynajmowane przez firmy, które chcą w danym miejscu przeprowadzić spotkanie biznesowe, szkolenie lub konferencję. Aby zorganizować takie spotkanie, przedstawiciel firmy w pierwszej kolejności powinien skontaktować się z działem organizacji konferencji danego obiektu, i przekazać jej kilka istotnych informacji na temat planowanego wydarzenia. Wszystko po to, by osoby odpowiedzialne za organizację spotkania mogły ocenić, jakiego rodzaju wyposażenie będzie potrzebne w danej sali okreslonego dnia.
Idealne miejsce do spotkań
Salę konferencyjną najlepiej jest zaplanować jeszcze na etapie projektowania hotelu podczas rozmów z architektem.
Zdaniem trenera psychologii biznesu Macieja Zagłoby, wystrój sali powinien sprzyjać atmosferze pracy umysłowej:
– Powinien być przynajmniej zbliżony do biznesowego – przyznaje trener. - Także oświetlenie powinno być zbliżone do naturalnego, ponieważ sprzyja koncentracji i zwiększa jakość postrzegania obiektu.
Z kolei projektant mebli Ronald Straubel uważa, że dla hotelu najlepszym rozwiązaniem jest kilka wielofunkcyjnych pomieszczeń:
– Muszą być to pomieszczenia, które łatwo da się przekształcić w mniejsze sale, przeznaczone do różnych celów – twierdzi – Zmiana dużej sali w kilka mniejszych pomieszczeń za pomocą kilku sztucznych, ruchomych ścian jest też o wiele bardziej ekonomiczna. Osobom zarządzającym obiektem jest wówczas znacznie łatwiej przygotować pomieszczenie do mającej się w nim odbyć konferencji.
Nie zapominajmy, że pomieszczenia tego rodzaju powinny posiadać odpowiednie połączenia elektryczne i być wyposażone w klimatyzację.
Maksymalnie funkcjonalne meble
Meblami, które powinny znaleźć się w dobrze wyposażonej sali konferencyjnej, są: krzesła, małe stoliki oraz duże składane stoły.
Podczas oficjalnych wystąpień przydatna będzie także mównica. W innych przypadkach prowadzący szkolenie może skorzystać z wyższego krzesła, dającego możliwość pracy w pozycji półstojącej.
- W przypadku szkoleń połączonych z integracją uczestników można zapomnieć o stołach, a zamiast nich użyć krzeseł z bocznymi blatami roboczymi, wyjmowanymi w razie potrzeby robienia notatek – tłumaczy Maciej Zagłoba. – Natomiast jeśli spotkania odbywają się w salach wykładowo -ćwiczeniowych, to najlepiej jeśli stoły uczestników są bryłami ustawnymi – np. kwadratowymi – by można było dowolnie modelować ich ustawienie na sali. Najczęściej stosowanym układem jest tzw. podkowa, tak aby trener mógł swobodnie wchodzić do środka.
Sporo zależy też od powierzchni sali i liczby osób uczestniczących w danym wydarzeniu.
- Pamiętajmy o takim ustawieniu elementów, by w pomieszczeniu znajdowało się także trochę wolnego miejsca – dodaje Ronald Straubel. – Wyposażenie sali konferencyjnej powinno uzupełniać charakter wnętrza, ale w taki sposób, by wszystkie przebywające w nim osoby czuły się komfortowo korzystając z elementów designu. Do tego typu sal radziłbym więc zakup mebli w tym samym stylu i tego samego koloru – dodaje projektant.
Najważniejszym elementem wyposażenia sali jest krzesło, na którym uczestnik szkolenia będzie siedział co najmniej przez kilka godzin.
- Krzesła powinny być wygodne, ale bez przesady. W końcu chodzi tu o koncentrację, a nie relaks – mówi Maciej Zagłoba.
Należy też wziąć pod uwagę fakt, iż uczestnicy spotkania często będą zobligowani do sporządzania notatek podczas jego trwania.
– Jeśli organizujemy konferencję lub seminarium, potrzebujemy również niewielkiego stolika lub biurka – dodaje Ronald Straubel. - Czasami, jak w przypadku mojego autorskiego projektu – „Jet” – stolik stanowi integralną część krzesła. Oczywiście stolik może być też przenośny i możemy odstawić go na bok, jeśli uznamy, że nie jest nam potrzebny. Z kolei do sal szkoleniowych, w których pojawia się dodatkowy sprzęt, taki jak laptopy czy jednostki komputerowe z monitorem, zalecane są biurka o wymiarach 800x1400 mm - tłumaczy niemiecki projektant.
Użyteczność kółek znajdujących się w nóżkach krzeseł zależy między innymi od ich lekkości i mobilności.
– Jeśli krzesła nie posiadają kółek, wówczas można je łatwo sztaplować, czyli ustawić jedno na drugim, a później za pomocą wózka przenieść do magazynu – mówi Ronald Straubel, podkreślając jednocześnie znaczenie osobnego pomieszczenia do przechowywania mebli. - Do transportu stołów i krzeseł polecałbym specjalny wózek.
Jednym z ważniejszych narzędzi, których używają uczestnicy szkolenia jest flipchart.
– Co najmniej jeden – zaznacza Maciej Zagłoba. – Jeśli są dwa, pozwalają one na alternatywne ich wykorzystanie w pracy. Flipcharty umieszcza się wówczas na dwóch końcach sceny prezentacyjnej. Równie przydatne są chwytaki lub miejsca na ścianach do wieszania ważniejszych stron flipcharta. – Flipchart może być również zastąpiony białą tablicą, po której można pisać markerem. Jeśli o mnie chodzi, nie widzę różnicy – mówi Ronald Straubel. – Ale znam osoby, które lubią mieć wszystko na papierze i po zakończonym szkoleniu kartkę z flipcharta mogą zabrać ze sobą, lub zawiesić na tablicy. Pamiętajmy, że zapamiętujemy aż 80 procent tego, co widzimy. Często zdarza się, że prowadzenie szkolenia tylko za pomocą wyświetlanej na ekranie prezentacji jest niewystarczające. W takiej chwili warto sięgnąć po flipchart i narysować coś, co ułatwi słuchaczom zrozumienie danej kwestii.
Równie pomocna jest tablica korkowa, często wykorzystywana na różnego rodzaju warsztatach. Bywa, że uczestnicy spotkań wykonują jakieś zadania w grupach, a później prezentują efekty swojej pracy wszystkim zebranym. Ponadto taką tablicę mogą również wykorzystać organizatorzy, na niej bowiem można umieścić szczegółowy plan konferencji.
Wyposażenie sali konferencyjnej uzupełniają wózki na kółkach, wykorzystywane do obsługi urządzeń multimedialnych oraz przy cateringu. Podczas przerwy na kawę, talerzyki, filiżanki i termosy z gorącymi napojami znajdują się na wózku.
– Podchodzimy do wózka, nalewamy napój do filiżanki, po czym stajemy przy wysokim stoliku. Takie rozwiązanie jest pomocne w pracy hotelowej obsługi, która przywozi dwa wózki – jeden z bufetem i zastawą i drugi na brudne naczynia. Łatwiej jest zabrać je później z powrotem do kuchni – tłumaczy projektant.
Dobrej jakości meble, wykonane z trwałych materiałów będą nam służyć 20-50 lat, a nawet dłużej.
- Wiele osób uważa, że drewno jest podstawowym tworzywem, z którego wykonuje się meble. Oczywiście jest ono bardzo ciepłym, a zarazem elastycznym i organicznym materiałem, ale ja nie zaprojektowałbym mebli konferencyjnych tylko przy użyciu drewna – mówi Ronald Straubel. – Moim zdaniem rama wykonana z połączenia drewna i stali jest o wiele bardziej wytrzymała od ramy drewnianej. Połączenie drewna i stali pozwala też zaoszczędzić sporo miejsca, zwłaszcza jeśli nosimy się z zamiarem przechowywania mebli.
Kupując meble do sali konferencyjnej, powinniśmy wiedzieć czego szukamy.
- Sala konferencyjna jest trochę jak teatralna scena, na której prowadzący konferencję jest głównym aktorem, a meble są elementem wnętrza, które dają nam pewne możliwości. Oczywiście meble powinny dobrze wyglądać, ale najważniejsza jest ich funkcjonalność – tłumaczy projektant Ronald Straubel.
Tomasz Hrynkiewicz
horeca.pl
